役に立つデスク整理とは
結論から言いますと、 デスク上の「モノを置く場所を決める」ことです。これは聞くだけだと簡単に思えます。しかし、気分や突発的な出来事があると一度決めた位置が動いてしまい、結果としてデスク上はバラバラになるなどそういったケースが多々ある為、難しいと思います。では、気をつけないとバラバラになりやすいデスク上の整理法について言及していきます。
定位置配置
工場を思い浮かべてみて下さい。工場では、工具や機械など物の置き場所は定位置で番号や記号がついています。そして、この工場の配置を参考にしてデスク上のものの収納場所を決めてリスト化してしまいます。そうすれば、文房具や書類などの場所が決まります。
なので、たとえば新しい文房具を買ってきたとしましょう。その時点で新しい文房具の定位置を決めてしまい、このリストに付け加えます。そうすれば何がどこにしまってあるのかわからなくなることもありません。
ルール作り
整理整頓は、「何をどこにしまうのか」というルール作りであり、そうして作ったルールを「誰にでもわかるようにする」ということが大切です。これは整理のみに限らず業務の引き継ぎなどでもそうですが、書類はどこにあってデータはここにあるというような明確な位置整理が重要なのです。つまり、自分の中で決めたルールを他人にも伝えられる準備は常にしておく必要があり、これはどこにあるのかわからないという状態にはしてはならないということです。
このルール付けを守れば、職場、自宅が整理整頓され、しまう場所も決めているので、無駄なものも買わなくなります。あとはなによりも探す時間というものがなくなり、余計に時間を浪費することもなくなります。
持ち物は必要最小限に
消耗品以外は、2つ持たないようにするというのも大切な整理術です。なぜなら、同じものが二つあることでスペースを圧迫し分散しやすくなってしまうからです。「ここに置いておけばなくさない」と思っていても、分散することで探す時間も消費される上、何よりも定位置を決めたことに意味がなくなってしまいます。しかも、変わった文房具でない限りたいていはコンビニでも購入できます。
しかし、コピー機のインクなど「これがなくなったり壊れたりすると、仕事をする上で致命的」という物はストックするようにしましょう。いくらスペースの確保が必要でも仕事上で必要なものまでは削減しないでください。のちに必ず必要となるものなので、仕事上必要なものこそ決まった位置に収納すれば探すのに困る、在庫がなくて困るといった事態を避けられます。
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まとめ
収納位置や場所を決め、デスク上のものを割り振っていく大切さを理解して頂けたかと思います。貴方のデスク上にもし物が溢れているなら今すぐ実践しましょう。それに加え、もし仕事場で色んなものが拡散した状態なら他人の目などもあるのでそれだけで印象が変わります。整理整頓は、仕事でも家庭でも必ず必要になるものです。きまった場所や位置に収納するということを忘れずに実施していきましょう。
