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書類の収納は3つに分類!整理整頓で書類探しもラクラクに。

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書類1

書類収納でラクラク便利。コツさえ知っていれば、急な会議の資料なども上司や同僚に頼まれても慌てずにすみます。必要になったときにすぐに取り出せて、効率よく整理整頓をしてスムーズにいきましょう。

決め手は3つのカテゴリーで収納するコト

書類2

オフィスの書類など、日々業務をこなしていると知らない間にどんどん増えていきますよね。

いざ、あの書類が必要になったときに、どこにしまったのかわからない。そんな時に限って、「早めにちょうだい」と急かされて、大変な思いをした!なんて経験された方も決して少なくないと思います。書類整理は、3つの法則を使えば簡単に書類を整理できちゃうんです。

例えば、書類のカテゴリを3つに分けるのであれば…

  1. 現在進行中の書類「着手中」
  2. すでに終わった書類「完了」
  3. やがて使うかもしれない書類「保留中」

名称はなんでも大丈夫ですが、大事なのは3つに分けて書類を収納することがポイントです。やがて使うかもしれない書類については、半年から1年ぐらいを目途にして保管しておきます。大き目の箱を用意してしまうと、不要な書類を残しすぎて、満杯になってしまいますので小さめの箱で用意しておくと、たまったときに古いものから捨てていくと、習慣をつけておくば、書類をため込まないですみます。

全て同じ大きさにするコト

書類3

この時に、書類は全て同じ規格のA4サイズに意識して残すようにすると、書類も収納しやすく、探すときも便利です。すべて同じサイズに統一しておくと、ごちゃごちゃしなくて、書類も探しやすくなります。

縮小してコピーしたり、小さい書類は拡大してコピーなど、書類を同じ大きさにしておくと収納しやすくなります。データで残しておいて良いものは、メールの重要マークや、分類して保存しておき、プリントアウトを最小限にするのも大事ですね。

見出しをつけて保管するコト

書類4

最後にすでにやっている人も多いと思いますが見出しを付けて保管することが大事です。会議や必要な書類にのみ見出しシールを張るのも大事ですが、その関連する書類も見出しシールをつけておくと便利です。この時にはみ出し型のシール(ポストイット式)にしておくと、張るときにも走り書きして、すぐに使えるので便利な収納お役立ちアイテムです。

見出しのタイトルにも、3つの法則を使って、「企画名or資料名」「クライアントの名前or資料概要(見積もり)」「日付」などわかりやすく分類しておくと、いざ探すときにすぐに取り出すことができます。

  1. まとめ

    3つのコツを自分の中で一つのルールとして定着させちゃえば、カテゴリも増え過ぎず、書類収納もラクラクになります。上手く収納するのも大事ですが、続けて収納できることが一番大事なので、自分のやりやすいように3つに分けて収納してみてくださいね。

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