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仕事効率がアップする!今すぐできる!デスク整理と収納の方法

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デスク

「あなたのデスクはこころの中を映す鏡です。頭の中の状態です。」と言われたらどうでしょうか?

デスクの状態で仕事の効率が上がったり下がったりするとしたら・・・。 できるビジネスマンほどデスクの上は整然としているものです。 さあ、今から仕事の効率がアップするデスクをつくっていきましょう。

あなたのデスクは“5秒以内で”必要な物が取れますか?

デスク

デスクの上や引き出しに物が溢れていませんか?

何がどこにあるかわからない、ちょっと触ると雪崩が起きる。そんな状態だと必要な物を取り出す、探し出すときに時間が掛かりすぎるばかりではなく、紛失という事態にもなりかねません。 それは大切な時間や信頼やビジネスチャンスまで失うかもしれないのです。

逆に、きちんと整理ができている、適正な場所に必要なものが収められている人は、管理能力が高いので、物事の問題点を放置することなく、改善する方法を考え、処理スピードも早いでしょう。

物が溢れたデスクの持ち主も、実はとても仕事ができる人かもしれません。 しかし、デスクから受ける「非効率」や「不衛生」「けじめがない」というマイナスイメージがついてしまうことは、とてももったいないことです。

オフィス全体の雰囲気も大切ですが、まずはすぐにできる個々のデスクを整えることから始めてください。

デスク整理の3ステップ

オフィスデスク

①小引出し→②中引出し→③大引出し→④センター引出し→机の上→机の下の順番に

  1. 1.全部出す
  2. 2.「必要なものは右」「要らないものは左」へ分ける
  3. 3.要らない物を処分する 備品などは共有スペースに戻す

米国記録学会(National Records Management Council)が行った文書の経過年数と利用度を調査した統計から出た法則によると 「書類は半年過ぎれば90%、1年過ぎれば99%見ない」といわれています。
※法定保存文書以外

いつか見るかも・・・と、古い情報に占領されていると、新たに入ってきた新鮮な情報を見落としてしまいます。

また、ナゼか大量にある割り箸、興味のないDMやカタログ、パンフレット類、担当が変わったのに残している顧客情報など、処分するものはたくさん出てくるはずです。

必要のない物は持たない、帰宅時にはデスクの上に何も置かないと決めましょう。

わかりやすく、取り出しやすい収納の3ステップ

デスク

  1. 1.要らない物を処分した後、必要な物を文具・情報系、非情報系書類・私物などに分類する
  2. 2.文具は引き出しに仕切りを入れ、「書く」「消す」「貼る」「留める」「測る」「メモする」「電卓」「印鑑」など、よく使うものから手前に配置する
  3. 3.誰にでもわかりやすいように書類を管理する

同じサイズのファイルに揃える

探しやすくするためにファイルは立てて置く

具体的な言葉で見出しを付ける

保管、保存、廃棄の流れをつくる

収納はテクニックではありません。その前にきちんと整理をして適所に必要なものだけを残しておくようにしましょう。

  1. 気持ちよく仕事ができると必ず仕事効率はアップし、生産性が高まります。

    朝、出社した時のデスクの状態から1日の質が決まると言っても過言ではありません。 すぐに仕事に取り掛かれるのか、探し物から始まるのかで気分も違ってくるはず。 忙しい時ほど、次の仕事に向けて心を整えるためにも、デスクの整理と収納をオススメします。

プロフィール
この記事の執筆者
鬼海 有希子
(きかい ゆきこ)

家を整えるというと『とにかく捨てること』と思われがちですが、自分にとって必要な物、心地よい物と『うまく付き合う』ことが大切です。 そのうえで、片付けに時間を取られない、探し物に時間を取られない、その方法を講座や整理収納アドバイス&サポートサービスでお伝えしています。

そして、シンプルなだけではなく、好きなものをプラス、自分らしさをプラスすることが心地よく楽しい暮らしにつながります。 「SIMPLE PLUS」にはそんな意味がこめられています。

SIMPLE PLUS 代表
1級整理収納アドバイザー

SIMPLE PLUS
HP:http://www.simpleplus.org/
ブログ:http://ameblo.jp/from-yukiyuki/

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