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いざという時のために!納品書の保管しておくべき期間と保管方法

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納品書

はじめに

日ごろどんどんたまっていく納品書。その保管期間や保管方法を正しく知っている方は多くないのではないでしょうか。税務調査が入った時に慌てなくて済むよう、保管期間や保管方法をご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。

納品書を保管しておくべき期間

税法上、納品書は7年間保管すると決まっており、会社法では10年と決められています。
なお、納品書だけでなく見積書、請求書類は証憑書類と言われており、一定の期間保管が義務付けられています。

個人事業者の場合は納品書、見積書、請求書などの書類は5年間保管でかまわないことになっていますが、帳簿については会社と同様7年間となっているため、間違って捨ててしまわないように注意しましょう。

おすすめの納品書保管方法

さて、納品書の保管期間が分かったところで大切なのがその保管方法です。納品書は古いものから順番にノートに貼ったり、クリアファイルに綴じたりして保管することが多いですが、それが面倒なら1か月分などをまとめて空き箱などに入れておくだけでも構いません。

もし、きちんとノートやスクラップブックなどに日付順に貼りつけていく場合、納品書のサイズが取引先ごとに違うため注意しましょう。また、ファイルを用意しB5やA4の紙に納品書を貼りつけてファイリングしていくのもおすすめです。

一定以上納品書がたまったら、ファイルなどから取り出して段ボールに入れ、倉庫などに保管しておきましょう。納品書の数が多い会社の場合、工程を段階的に設けておけば書類を保管する際に効率的に行えます。

大切なのは税務署などの調査が合った時にちゃんと保管しているかどうかということです。

最近はコスト削減などの目的により管轄の税務署の証人があれば納品書類をスキャナなどで電子化し、CDやDVD、サーバなどで電磁化し保管していいことにもなっておりますがが、3万円以上の契約書や決算関係書類、領収書などの重要書類は紙で保存しなければなりませんので注意しましょう。

納品書

まとめ

納品書を保管しておくべき期間や正しい保管方法をまとめてみましたが、いかがだったでしょうか?法律上、納品書などの証憑書類は保管しておくべき期間が決まっています。
いざ、税務署が入った時に大切な証憑書類がないなんてことがないよう、保管期間には気をつけておいていただきたいです。

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