デスクを片づけて職場改善、整理収納シンプルな方法と考え方
ビジネスパーソンから「自分の机の周辺だけ」の片づけコンサルティングのご依頼があります。理由は、業務改善、すっきりしたい、出世にも影響する等様々で、多くの方が悩んでいます。そこで今回は、全員に共通する、片づけの原則を使った方法をご紹介します。
1. 「使用頻度」で基準を設けて整理する
まず新聞紙を準備ください。
そして、収納ケース、引き出し内等、片づけたい対象の中に入っているものを一気に取り出します。（ただし、「このケースだけ」「引き出しの右側だけ」と10分程度で作業できる量にしてください。）
そして、「週に1度以上使うものだけを戻す」と使用頻度で基準を作成し、分けます。
これだけでも、元よりもスペースに余裕が出て、すっきりしてきます。週に1度も使わないものであれば、オフィスの共有スペースに置いておき、必要な時だけ取りに行くようにしましょう。
次に、机の上に置いておくものは「1日に1回以上必ず使うものだけ」にします。ペン立ての中なら2本以上あるペン、はさみや輪ゴム、太マジック等は、おそらく使用頻度が低いので、週に1度頻度なら机の中、それ以上使わないなら共有スペースに返すというルールを決めるとよいでしょう。
2. 「目的別」に収納する
例えば、机の右側最上段の引き出しの左側には「書類を扱う業務に必要なものを入れる」と目的を定め、右側にはそれ以外のもの、とします。すると、ペン、はんこ、朱肉、のり、クリップ等は左側に、小銭、写真、おやつ、目薬といったものは右側に分かれます。
「何の作業のために、この収納スペースを使うか」という目的で、各引き出しに意味を持たせます。もちろん、1番使いやすいスペースなので、書類を扱うことが多い人の事例ですが、打ち合わせが多い人なら、手帳やスマホペン名刺と、打ち合わせのセットを収納しましょう。自分が仕事上で1番よく使うものを、最上段にセットすると便利になります。
また、目的を考えて片づけを始めると、机の中に余裕のスペースが出てくる方がいます。もしその場合、空間はそのままあけておいてください。ぎゅうぎゅうにものが詰まっているよりも、少し余裕がある方が、出しやすく戻しやすいため、片づけやすく、きれいな状態をキープしやすいからです。
また、机の上に出している文房具は、かごにまとめておきます。そうすると、退社時には引き出し内に、かごごと収納できるため、退社時に何もない状態を作り出すことができます。
3. 書類は「ファイリングシステム」のいいとこどり
机の中が1か月以上使っていない書類であふれている方は、書類の「要・不要」を分けた後、必要な書類は個別フォルダやファイルボックスに入れて、共有スペース（もしくは自分の机では無い場所）へ移動してしまいましょう。
本来ファイリングシステムが導入済みで、ルール化された場所へ置くのが望ましいですが、そうでない場合は共有スペースへ出してしまうのが、自分の机の周りをすっきりさせる、1番簡単な方法です。
また、いわゆる「やりかけフォルダ」を作ります。日を持ち越す書類は、このフォルダに入れて共有スペースに置いて帰ります。
翌朝はフォルダを机に運んで作業を始めます。すると、帰宅時机の上に書類は一切なし、の状態が保てるようになるでしょう。
まとめ
そもそも、個人で書類や、文房具をため込まないといけない状況になっているのは、職場の片づけ環境が整っていないことも、原因の1つです。
いつでも必要な書類が、共有スペースにあり、すぐ取り出せれば…文房具も取り出しやすく戻しやすい行動動線上に置いてあれば、各々が机の中に置く必要がなくなります。
しかし、日常業務をこなしながら、オフィスを片づけるのは非常に難しいもの。
そのため、片づけはできるところからの原則にのっとって、ご自身の机周辺の片づけから取りかかってみませんか。
-
この記事の執筆者
長野 ゆか
（ながの ゆか） -
整理収納アドバイザー認定講師資格をもつ元市役所職員。大阪・奈良を中心に活動。
主にはオフィス向け片づけ、ファイリング、ビジネスメール・マナーなどの企業研修・セミナ―講師として活動。
また書類の発生から廃棄までをトータルで管理するバーチカルファイリングシステムの導入・維持管理や、オフィスの片づけ等、業務改善のためのコンサルティングを行っている。これまで2年の延べ講座セミナ―回数は約100回、執筆提供本数延べ100本、その他、取材ラジオ出演等、実績多数。
オフィスミカサ代表
HP：オフィスミカサ
http://nara.office-mikasa.com/
