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契約書など大切な書類を正しく整理する方法とは?

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家庭の中にあるたくさんの書類を整理するなら、まずお金に関する大切な書類の分類から始めましょう。残しておきたい契約書は、クリアファイルを使って保管するとすっきり整理できます。

整理を始めるなら書類の種類をまず把握

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片づけをするとき、意外とやっかいなのが、紙や書類の整理です。少し油断していると、ダイレクトメールやとっておいたチラシに重要書類が紛れてしまい大慌て……、こんな経験はないでしょうか。

いざというとき慌てないためには、重要書類とそうでないものをすぐに仕分けてしまいましょう。そうして、重要でないものはなるべく早く処分し、書類全体の量を減らします。紙の量を減らすことにより、重要なものが紛失してしまうリスクも低くなります。

では、重要な書類とは一体何でしょうか。お金に関するものと、そうでないものに分けて例をあげてみます。

【お金に関する重要な書類の例】

・証券・証書:保険証券・保険証書、預金証券、年金の証書、有価証券

・契約書:不動産関係、クレジットカード、子どもの塾や通信教育、公共料金(電気、ガス、水道)、スマホ、プロバイダー、有料チャンネルなどの契約書

・領収書:病院、商品代金、修理費

・収入に関する書類:給与明細、源泉徴収票、所得証明書

【お金に関係しない重要な書類の例】

卒業証明書、通信簿、資格免許書、家電などの取扱説明書・保証書、健康診断の結果など

書類の中でお金に関する重要書類をまず整理

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現在、書類が整理できずに困っている方は、まずお金に関する重要書類を取り出して、整理することを目指していきましょう。お金に関する書類は、あなたの財産に直結していることを忘れないでください。

家の中の書類を集めたら、「それほど重要でないもの」「お金に関係しない重要な書類」「お金に関する重要な書類」の3つに分け、それぞれをカゴに入れます。そうして準備が整ったら、お金に関する重要な書類を仕分けていきましょう。

証券・証書といった書類は、ほとんどお金と同じものです。すでに大切に保管していると思いますが、もしまだなら、現金と同じく金庫や貴重品を保管する場所にすぐに片づけましょう。

領収書や収入に関する書類は、家計簿をつけたらもう必要ない方も多いでしょう。それでも、年間の医療費が高額となった場合の確定申告や、経費の申告、職場などでの各種申請に必要になるかもしれません。ほとんど使う可能性がないなら、細かく分けるより、手間をかけずに保管する方法を考えましょう。年度ごとの領収書入れの箱を作り、その中に領収書などを入れていき、2年間保存したら箱ごと処分する、といった簡単な方法がおすすめです。

契約書はファイリングして整理するのが基本

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お金に関する書類の中で、整理しにくいのが契約書です。家庭にも多くの契約書があり、その種類や性質が異なるため、保管方法を迷っている方が多くいます。

不動産を賃貸したり購入したりした契約書は大切にとっていても、他の契約書は行方不明になっていないでしょうか。確かに無くても困らないものも多いのですが、解約方法や支払日、違約金の情報などは、契約書を見て確認するのが確実です。契約書がなく契約内容が分からなければ、不利益を受ける可能性もあります。基本的には、すべての契約書を保管しておくのが正解です。

契約書の保管方法は、1枚ずつのクリアファイルに入れておくと内容が見やすくなります。契約書の枚数がそれほど多くないなら、契約書用のクリアファイルを1冊作って入れていけばいいでしょう。

たくさんの契約書があるなら、年度ごと、重要度、家族それぞれなど、複数のファイルを用意し、分けていきます。ファイルの置き場所を決めたら、フォルダーに入れて保管すると、すっきり整理できます。

まとめ

契約書など重要な書類は、必要なときに取り出せるよう、整理をしておく必要があります。書類を整理するためには、「書類の量を減らす」「重要かどうか見極める」「処分の時期を決めておく」「大切な書類はファイリングする」といった工夫が大切です。

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